Проблемы и особенности внедрения современных систем электронного документооборота

Современная компания немыслима без информационных технологий. Руководители предприятий, директора компаний и предприниматели уже поняли, что цифровизация неизбежна. Это будущее человечества! Самые передовые и инновационные компании строят всю модель своего бизнеса на информационных технологиях, а также сети интернет.

На сегодняшний день в организации среднего уровня могут быть установлены десятки информационных систем. Чем же система электронного документооборота отличается от всего остального, с какими трудностями можно столкнуться при её развёртывании и эксплуатации. Попробуем разобраться.

Самое первое, что бросается в глаза – охват контингента. Обычно бухгалтерская программа установлена в бухгалтерии и смежных подразделениях; правовые базы – у юристов; какие-то специализированные, отраслевые системы – у ответственных лиц. А вот система электронного документооборота устанавливается всем сотрудникам организации, за исключением, пожалуй, «синих воротничков». СЭД охватывает секретариат, руководство, подразделения сбыта и маркетинга, производственные структуры – практически везде, где ведётся работа с документами. По степени распространения с электронным документооборотом можно сравнить разве что электронную почту. E-mail обычно есть у всех сотрудников организации, это стандарт де-факто уже. Неспроста первый документооборот в компании, пусть даже состоящей из двух человек, начинается с электронной почты – согласуются документы, отправляются поручения.

Но когда количество сотрудников достигает десятков человек, а поручений – сотен штук, управлять всем процессом через электронную почту становится крайне неэффективно!

Второе, система электронного документооборота проникает в самый верх руководящего состава. Как правило, руководители не смотрят в бухгалтерскую систему, не работают со специализированными информационными системами. Но современный руководитель сам, в электронном виде, согласовывает и подписывает документы, сам формирует распоряжения и направляет их подчинённым. Конечно, можно доверить это помощнику, секретарю. Однако это увеличит время принятия решения и задействует дополнительных людей. Но в современном бизнесе критическим становится вопрос времени и скорости принятия решения, и если вы этого не понимаете сейчас, то завтра велик риск остаться за бортом!

Третье по списку, но первое по важности, – это влияние системы документооборота на бизнес-процессы организации. Документооборот затрагивает многие процессы, которые сложились в организации годами и зачастую требуют изменений. Люди привыкают делать что-то, как они делали долгое время, тяжело воспринимают нововведения. Часто можно услышать: «Так принято, это всех устраивает!». А то, что какая-то практика сложилась десятилетие назад, когда компания была в два раза меньше, была другая организационная структура, было эффективно когда-то, но устарело за прошедшие годы – люди этого не видят, сила привычки берёт своё.

Одна из самых частых ошибок при реализации проектов в больших организациях – это попытка внедрить документооборот, повторив один в один существующие бизнес-процессы. Автоматизируя хаос, вы получите только ещё больший, но уже автоматизированный хаос! Будет масса претензий к системе: она неудобная, не делает то, что нужно, не продумана. Я бы это сравнил с ездой на велосипеде по лестнице! Удобно? Нет, неудобно! Приятно, доставляет удовольствие? Нет, неприятно, потом сидеть весь вечер невозможно! Аналогия прямая – нужно пользоваться инструментом так, как его задумывал разработчик. Благо, инструменты сейчас очень гибкие, их можно настраивать под нужды заказчика, адаптировать, подстраивать под бизнес-процессы. Сравнивая с велосипедом – подобрать руль, звёздочки, резину, седло. Но подстраивать всё же в некоторых пределах, не превращая велосипед в самокат. Внедрение СЭД – одна из возможностей посмотреть на свои бизнес-процессы со стороны, попытаться их оптимизировать, повысить эффективность компании! Но это требует планомерного обучения персонала, изменения организационно-распорядительных документов, выпуска соответствующих распоряжений и приказов. Результат будет очень хороший – повышение культуры работы в компании, дисциплины, сокращение финансовых и организационных потерь, уменьшение бюрократии.

Особенности системы электронного документооборота – влияние на всю организацию от рядовых сотрудников до топ-менеджмента и затрагивание многих бизнес-процессов. Это определяет специфические проблемы внедрения СЭД.

Если не будет охвачено руководство, неудовлетворены потребности менеджмента в поиске и извлечении информации, контроле документов, трансляции поручений до сотрудников, то проект нельзя считать успешно внедрённым. Руководство должно работать в системе, требовать работы с подчинённых, контролировать отчётность и исполнительскую дисциплину.

Если система не охватывает часть подразделений, в которых люди по-прежнему будут работать с бумагой, притом, что в других подразделениях этот же класс документов действует в электронном виде, то происходит разрыв цепочки – документ движется в электронном виде, затем кто-то вынужден его печатать, перенаправлять, контролировать прохождение и возвращать результат в систему. Такая система будет отторгнута людьми, воспринята как неорганичная, неестественная.

Во многих организациях, которые я обследовал, в том или ином виде СЭД была установлена. Однако полноценной работы в ней не велось, так как, стараясь сэкономить, заказчик купил 700 лицензий на систему, а внедрять решил сам. Ведь есть же айтишники в штате, картриджи заправляют, сеть обслуживают – они и установят. Но администратор сети или технический специалист никогда не сможет обучить секретариат работе с системой, он не знает процессов документооборота, не владеет методиками обучения, не умеет общаться с пользователями или учить топ-менеджмент. Ведь самое простое — это технически развернуть систему на сервере. А самое сложное – обучить людей, подготовить организацию к внедрению, внедрить, контролируя и добиваясь слаженной работы всех сотрудников. В подавляющем большинстве случаев это не получается реализовать самостоятельно, и систему объявляют «плохой», неподходящей, деньги и время потрачены зря, а всем представителям других компаний объявляют: «У нас СЭД есть! Нам ничего не нужно!», и не пускают на порог.

Проблематика внедрения СЭД – тема обширная, которую не охватить в рамках одной статьи, но я постарался обратить ваше внимание на основные моменты, которые надо учесть в первую очередь. Специфика систем электронного документооборота позволяет говорить о них, как о корпоративных системах, дающих возможность кардинально улучшить работу в компании, но только при правильном внедрении!

DocPlace 2017-05-15

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *