Прежде чем обсуждать развитие темы электронных архивов, следует разобраться, что мы понимаем под этим термином. Устоявшееся определение: электронный архив – система структурированного хранения электронных документов, обеспечивающая надёжность хранения, конфиденциальность и разграничение прав доступа, отслеживание истории использования документа, быстрый и удобный поиск. В определении заключены и базовые функции электронного архива, и в этом он почти тождественен системам ECM (Enterprise Content Management). Однако следует различать системы автоматизации архивов предприятий и государственных органов и, собственно, электронные архивы.
Первые направлены на автоматизацию процессов типичного архивариуса: каталогизацию документов; ведение номенклатурных дел; выдачу, уничтожение, документов; формирование различных реестров и передачу в государственный архив. Обычно, архивные системы обособлены от электронного архива предприятия, являются «закрытыми», без внешнего доступа. Их цель – учесть, сохранить, поместить в «Дело», когда придёт срок – передать на хранение в государственный архив, в Росархив. Что же там хранится?
- Личные дела сотрудников;
- Приказы и распоряжения;
- Журналы регистрации;
- Бухгалтерская отчётность и переписка;
- Общая переписка и другие документы.
Системы автоматизации архивов предприятий изменяются крайне медленно. Архивисты, пожалуй, одни из самых консервативных людей в этом плане.
Напротив, электронный архив призван упростить жизнь рядовым сотрудникам компании и руководству, обеспечить создание централизованного хранилища документов, где можно найти всё-всё-всё! Поэтому, в электронный архив помещаются (могут помещаться) все электронные документы, которые можно найти на предприятии:
- Проекты документов;
- Презентации, мультимедиа-файлы, картинки, фотографии;
- Электронные таблицы;
- Отчёты по различным аспектам деятельности;
- Электронная почта;
- Бухгалтерские документы;
- Проектная и нормативно-техническая документация;
- Рабочие файлы с компьютеров пользователей;
- Любая другая информация (файлы, данные), которая вам придёт в голову и которую неплохо было бы сохранить.
Концепция электронного архива была определена Ассоциацией по вопросам Управления Информацией и Изображениями (Association for Information and Image Management, AIIM) в 2003 году и гласила: «Технологии, используемые для сбора, управления, хранения, доставки и обеспечения сохранности информации для поддержки бизнес-процессов». То есть, речь идёт непросто о документах, но об информации. С тех пор формулировка претерпевала изменения, однако суть не менялась.
Говоря об инновациях в сфере электронных архивов, следует сказать сначала, что развитие тут не такое бурное, как в мобильных технологиях или интернете вещей. Растут объёмы хранимых данных, добавляются бизнес-процессы обработки этих данных, эволюционируют платформы построения электронных архивов, но прорывов пока не наблюдается. Однако, есть несколько вещей, о которых мне хотелось бы рассказать.
Поиск. Поиск для электронного архива наиважнейшая вещь! Представим: на предприятии накоплены миллионы документов, тысячи гигабайт данных, тысячи пользователей, которые формируют тысячи документов в день… Если не обеспечить хороший, релевантный поиск, то легко потонуть в таком море информации. Технологии поиска непрерывно развиваются. Ещё десять лет назад на запрос пользователя система выдавала банальный список документов, то сегодня система поиска учитывает вашу должность, сферу деятельности, материалы, которые вы искали ранее; анализирует семантику запроса – пытается понять то, что вы имели в виду. В результате в подборке будут те документы, которые наиболее близко соответствуют вашим потребностям. Каждый документ будет снабжён аннотацией, картинкой с мини-изображением. Те документы, которые вы откроете, изменят поведение системы в дальнейшем по отношению к вам.
Традиционные поисковые системы ориентируются на ключевые слова в документах – частоту и статистику. Однако, современные поисковые технологии, такие как Abbyy Intelligent Search извлекают смысл из текста и интерпретируют ваш запрос в соответствии со смыслом, вкладываемом в слова!
Облачные технологии. Популярность облачных сервисов в электронных архивах, по крайней мере в России, невысока. Велико недоверие к «каким-то там» поставщикам облачных услуг, риски, связанные с несанкционированным доступом, боязнь утери электронного архива. Однако, облачные электронные архивы постепенно набирают популярность в небольших компаниях. Продукты, предлагаемые в первую очередь Microsoft и Google, завоёвывают свою нишу и находят своего потребителя. Для небольшой компании обеспечить покупку сервера, лицензионного программного обеспечения, установить всё это, нанять администратора – неподъёмные расходы в сотни тысяч рублей. При этом, компания mail.ru предлагает облачные сервисы по цене от 3-х рублей за гигабайт в месяц! Будьте уверены – хранить файлы в облаке гораздо надёжней, чем на компьютере секретаря, который может в любой момент поймать вирус или «потерять» жёсткий диск!
Блокчейн. Новая, набирающая обороты, технология распределённого хранения и подтверждения транзакций. Первоначально, придуманная и реализованная в криптовалюте «биткойн», технология цепочек подтверждённых блоков блокчейн находит всё больше и больше применений. С помощью данной технологии можно выстроить систему электронного документооборота без единого центра. Каждый участник, присоединившийся к системе, принимает её правила, получает ключи электронной подписи и вступает в процесс документооборота со всеми контрагентами такой распределённой сети. В результате данные хранятся распределённо, повышается надёжность хранения и подтверждения данных, снижается стоимость требуемой инфраструктуры. Однако, промышленных решений в области электронного документооборота на основе блокчейн в России пока нет, юридической базы нет ни в России, ни в мире. Да и распределённость данных создаёт дополнительные трудности, например, в поиске: так как данные «размазаны» по серверам участников, то и найти их более трудно и долго.
