Глоссарий

Делопроизводство и документооборот. Общие понятия

Вид документа
Входящий документ
Внутренний документ
Дата документа
Движение документа
Дело
Делопроизводство
Докладная записка
Документ
Документооборот
Документопоток
Доступ к информации
Информация
Исполнитель документа
Исходящий документ
Контролер
Контроль исполнения
Корреспондент
Контрольная карта поручения
Номенклатура дел
Организационно-распорядительный документ
Ответственный исполнитель
Повторный документ
Подпись
Поручение/Резолюция
Предварительное рассмотрение документов
Регистрационный номер документа
Регистрация документа
Реквизит документа
Служба делопроизводства (Канцелярия)
Служебный документ
Соисполнитель
Срок исполнения
Сканирование документа

Электронное делопроизводство и документооборот. Основные понятия

Бумажная копия электронного документа
Взаимодействие систем электронного документооборота
Вложение
Входящий электронный документ
Информационно-телекоммуникационная сеть
Информационная система
Исходящий электронный документ
Миграция (электронных документов)
Некорректный электронный документ
Признак важности
Признак срочности
Регистрация электронного документа
Система электронного документооборота
Целостность (электронного документа)
Электронная карточка документа
Электронная копия документа
Электронная подпись
Электронное дело
Электронное сообщение
Электронный документ
Электронный документооборот
Электронный образ документа
Элемент XML-документа
Юридическая значимость электронного документа
Юридическая сила электронного документа
XML-документ

Делопроизводство и документооборот. Общие понятия

Термин

Определение и нормативные документы

Вид документа

Принадлежность документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения

«ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

  • 47 вид документа: Классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения.

Внутренний документ

Официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации, созданный в организации для внутреннего использования

«ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

  • 64 внутренний документ: Официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации

Входящий документ

Документ, поступивший в учреждение от внешнего корреспондента

«ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

  • 62 входящий документ; поступивший документ: Документ, поступивший в учреждение

Дата документа

Реквизит, обозначающий время подписания (утверждения) документа или зафиксированного в нем события

«ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

  • 63 дата документа: Реквизит, обозначающий время подписания (утверждения) документа или зафиксированного в нем события

Движение документа

Передача документа от руководителя к исполнителю (исполнителям) в соответствии с резолюцией (поручением)

Дело

Совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности органа (организации)

1) «ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

  • 95 дело: Документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку

2) «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (с изменениями на 26 апреля 2016 года)»

  • «дело» — совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности федерального органа исполнительной власти

3) «СТО ЗЕТ 4.2.04-2013 Система менеджмента качества. Правила составления и оформления организационно-распорядительной документации»

  • Дело — совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку

Делопроизводство

Деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними

1) «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (с изменениями на 26 апреля 2016 года)»

  • «делопроизводство» — деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в федеральных органах исполнительной власти

2) «Инструкция по делопроизводству в Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации»

  • делопроизводство — деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в Судебном департаменте

3) «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанций) (с изменениями на 11 июля 2014 года)»

  • делопроизводство — деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в арбитражных судах

Докладная записка

«СТО ЗЕТ 4.2.04-2013 Система менеджмента качества. Правила составления и оформления организационно-распорядительной документации»

  • 3.1.5 докладная записка: Документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя

Документ

Это зафиксированная на носителе информация, с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать

1) «Федеральный закон от 29.12.1994 г. N 77-ФЗ
«Об обязательном экземпляре документов»»

  • документ — материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения.

2) «Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 г. N 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»»

  • «документ» — официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти.

3) «Решение Совета ЕЭК от 18.09.2014 г. N 71 «О Порядке работы с документами ограниченного распространения (конфиденциальными и для служебного пользования) в Евразийской экономической комиссии»»

  • «документ» — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать, созданная, полученная и сохраняемая организацией или лицом в доказательных или справочных целях в процессе выполнения правовых обязательств или осуществления своей деятельности.

4) «ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» от 17.10.2013 г.»

  • 7 документ: Зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

5) «ГОСТ 1.1-2002 «Межгосударственная система стандартизации. Термины и определения»»

  • 1 Под документом следует понимать любой носитель информации, которая записана в нем или на его поверхности.

6) «ГОСТ Р 52292-2004 Информационная технология. Электронный обмен информацией. Термины и определения» от 29.12.2004 г.»

  • 4.1.1 документ: Объект информационного взаимодействия в социальной среде, предназначенный для формального выражения социальных отношений между другими объектами этой среды.

Документооборот

Движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки

1) «Инструкция по делопроизводству в Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации»

  • документооборот — движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки

2) «Инструкция по делопроизводству в Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации»

  • документооборот — движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки

Документопоток

Совокупность документов одного вида или назначения, имеющих единый маршрут

«ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

  • 76 документопоток: Совокупность документов одного вида или назначения, имеющих единый маршрут

Доступ к информации

Возможность получения информации и ее использования

1) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации (с изменениями на 25 ноября 2017 года) (редакция, действующая с 1 января 2018 года)»

  • 6) доступ к информации — возможность получения информации и ее использования

2) «ГОСТ Р 50922-2006 Защита информации. Основные термины и определения»

  • А.9 доступ к информации: Возможность получения информации и ее использования

3) «О Порядке работы с документами ограниченного распространения (конфиденциальными и для служебного пользования) в Евразийской экономической комиссии»

  • «доступ к информации (документам)» — возможность получения информации и ее использования

4) «ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

  • 43 доступ к документу: Возможность и условия получения и использования документа

Информация

Сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления

1) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации (с изменениями на 25 ноября 2017 года) (редакция, действующая с 1 января 2018 года)»

  • информация — сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления

2) «ГОСТ Р 50922-2006 Защита информации. Основные термины и определения»

  • А.1 информация: Сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления

3) «ГОСТ 33707-2016 (ISO/IEC 2382:2015) Информационные технологии (ИТ). Словарь»

  • 4.457 информация (в области обработки информации): Любые данные, представленные в электронной форме, написанные на бумаге, высказанные на совещании или находящиеся на любом другом носителе, используемые финансовым учреждением для принятия решений, перемещения денежных средств, установления ставок, предоставления ссуд, обработки операций и т.п., включая компоненты программного обеспечения системы обработки.

Исходящий документ

Официальный документ, отправляемый из учреждения внешнему корреспонденту

«ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

  • 63 исходящий документ; отправляемый документ: Официальный документ, отправляемый из учреждения

Исполнитель документа

Лицо, подготовившее документ или получившее документ на исполнении

Контролер

Должностное лицо (субъект делопроизводства), уполномоченное осуществлять контроль за исполнением поручений, как по срокам, так и по существу поручений. Получает отчет о выполнении задания от ответственного исполнителя

Контрольная карта поручения

Набор информации и реквизитов в электронном виде, отражающих поручение, ход исполнения поручения и оценку его состояния, хранящихся в базе данных и относящихся к поручению по документу и используемые для осуществления контрольно-аналитических функций

Контроль исполнения

Совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов

«ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

  • 88 контроль исполнения документов: Совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Корреспондент

Сотрудник (физическое лицо) либо организация (юридическое лицо), отправившая документ.

Ответственный исполнитель

Исполнитель, указанный в поручении первым, или иным образом назначенный ответственным, на которого возложены обязанности по непосредственному исполнению поручения, координации работ соисполнителей, а также подготовка сводной информации и доклад отчета об исполнении в адрес должностного лица, выдавшего поручение

«СТО ЗЕТ 4.2.04-2013 Система менеджмента качества. Правила составления и оформления организационно-распорядительной документации»

  • 3.1.12 ответственный исполнитель: Должностное лицо, инициирующее создание документа или получившее указание инициатора о его создании

Соисполнитель

Исполнитель (субъект делопроизводства: сотрудник или подразделение), на которого возложены обязанности по исполнению поручения в части его касающейся, а также подготовка и представление информации в адрес ответственного исполнителя. В выполнении задания соисполнитель отчитывается перед ответственным исполнителем.

Номенклатура дел

Систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения

«ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

  • 94 номенклатура дел: Систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения

Организационно-распорядительный документ

Вид документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц

«СТО ЗЕТ 4.2.04-2013 Система менеджмента качества. Правила составления и оформления организационно-распорядительной документации»

  • 3.1.8 документ организационно-распорядительный: Вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц

Повторный документ

Документы, поступившие по одному и тому же вопросу в течение календарного года. Замечание: Повторным может считаться как копия предшествующего документа, так и документ с изменениями, но в рамках одного и того же вопроса. Повторный документ поступает по одному и тому же вопросу, а входящий (исходящий) в рамках переписки – продолжает, развивает тему

Подпись

Реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица

«ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

  • 58 подпись: Реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица.

Поручение/Резолюция

Оформленное в письменном виде задание исполнителю, при необходимости с указанием сроков исполнения

  • «ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
    65 резолюция: Реквизит, содержащий указания должностного лица по исполнению документа

Предварительное рассмотрение документов

Изучение документа, поступившего в организацию, для определения должностного лица, в компетенцию которого входит его рассмотрение

«ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

  • 83 предварительное рассмотрение документов: Изучение документа, поступившего в организацию, для определения должностного лица, в компетенцию которого входит его рассмотрение

Регистрационный номер документа

Цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации

«ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

  • 85 регистрационный номер документа; регистрационный индекс документа: Цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации

Регистрация документа

Присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе

1) «Инструкция по делопроизводству в Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации»

  • регистрация документа — присвоение документу регистрационного номера, внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму

2) «ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

  • 84 регистрация документа: Присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму

Реквизит документа

Элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним

1) «Инструкция по делопроизводству в Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации»

  • реквизит документа — элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним

2) «Инструкцию по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанций)»

  • реквизит документа — обязательный элемент оформления документа

Служба делопроизводства (Канцелярия)

Структурное подразделение организации, в состав которого входят специалисты, обеспечивающие регистрацию, отправку и хранение дел, документов, а также осуществляющие контроль за осуществлением процесса делопроизводства в организации

«ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

  • подразделение делопроизводства — структурное подразделение арбитражного суда (канцелярия суда, служба делопроизводства и т.п.), в состав которого входят специалисты, обеспечивающие регистрацию судебных дел, документов, жалоб, ходатайств и т.п.; отправку документов и дел; хранение дел и документов; а также осуществляющие контроль за осуществлением процесса делопроизводства в арбитражном суде

Служебный документ

Официальный документ, используемый в текущей деятельности организации

«СТО ЗЕТ 4.2.04-2013 Система менеджмента качества. Правила составления и оформления организационно-распорядительной документации»

  • 3.1.18 служебное письмо: Документ, используемый для внешней переписки, с целью решения перспективных и текущих задач в управлении предприятием.
  • 3.1.19 служебная записка: Записка о выполнении какой-либо работы, направляемая одним должностным лицом другому.

Срок исполнения

Срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией

«ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

  • 89. типовой срок исполнения документа: Срок исполнения документа, установленный нормативным правовым актом.
  • 90. индивидуальный срок исполнения документа: Срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.

Сканирование документа

Способ создания электронной копии документа, изготовленного на бумажном носителе

1) «Инструкция по делопроизводству в Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации»

  • сканирование документа — способ создания электронной копии документа, изготовленного на бумажном носителе

2) «Инструкцию по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанций)»

  • сканирование документа — получение электронного образа документа

Электронное делопроизводство и документооборот. Основные понятия

Термин

Определение/Полный перечень законов и иных НПА

Бумажная копия электронного документа Копия электронного документа на бумажном носителе, заверенная уполномоченным лицом в установленном порядке

1) «Договор о Евразийском экономическом союзе (с изменениями на 11 апреля 2017 года) (редакция, действующая с 12 августа 2017 года)»

  • «бумажная копия электронного документа» — копия электронного документа на бумажном носителе, заверенная в порядке, установленном законодательством государств-членов.

2) «Об утверждении Порядка изготовления бумажной копии электронного документа и хранения электронных документов с электронной цифровой подписью в центральном аппарате
Федерального казначейства»

  • 2. Изготовление и заверение бумажной копии электронного документа
Взаимодействие систем электронного документооборота Обмен электронными сообщениями между участниками электронного документооборота

«Инструкция по делопроизводству в Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации»

  • взаимодействие информационных систем электронного документооборота — обмен электронными сообщениями (ведение служебной переписки в электронной форме) между участниками электронного документооборота
Вложение Любой объект в виде файла, прикрепленный к электронной карточке документа. Как правило, в виде вложения передаются отсканированные копии оригиналов документации. Вложением также является набор файлов или ссылок на них в электронной карточке документа в СЭД

Входящий электронный документ Любой электронный документ, поступивший в СЭД из внешней ИС или из филиала / подразделения в рамках СЭД

Информационная система Совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств

1) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации (с изменениями на 25 ноября 2017 года) (редакция, действующая с 1 января 2018 года)»

  • 3) информационная система — совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств

2) «Договор о Евразийском экономическом союзе (с изменениями на 11 апреля 2017 года) (редакция, действующая с 12 августа 2017 года)»

  • «информационная система» — совокупность информационных технологий и технических средств, обеспечивающих обработку информационных ресурсов.
Информационно-телекоммуника
ционная сеть
Технологическая система, предназначенная для передачи по линиям связи информации, доступ к которой осуществляется с использованием средств вычислительной техники

«Договор о Евразийском экономическом союзе (с изменениями на 11 апреля 2017 года) (редакция, действующая с 12 августа 2017 года)»

  • 4) информационно-телекоммуникационная сеть — технологическая система, предназначенная для передачи по линиям связи информации, доступ к которой осуществляется с использованием средств вычислительной техники
Исходящий электронный документ Любой электронный документ, выходящий из системы электронного документооборота или другого филиала, подразделения в рамках СЭД.

Миграция (электронных документов) Перемещение электронных документов из одной информационной системы в другую с сохранением аутентичности, целостности, достоверности документов и их пригодности для использования

«ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

  • 81 миграция (электронных документов): Перемещение электронных документов из одной информационной системы в другую с сохранением аутентичности, целостности, достоверности документов и их пригодности для использования
Некорректный электронный документ Электронный документ, не прошедший процедуры проверки ЭП, имеющий искажения в тексте сообщения, не позволяющие понять его смысл, или содержащий реквизиты отправителя, не соответствующие реквизитам, закрепленным за владельцем СКП, подписью которого заверен документ

«О проведении опытной эксплуатации унифицированной системы приема, хранения и первичной обработки налоговых деклараций и бухгалтерской отчетности в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи»

  • Некорректный электронный документ — электронный документ, не прошедший процедуры проверки ЭП, имеющий искажения в тексте сообщения, не позволяющие понять его смысл, или содержащий реквизиты отправителя, не соответствующие реквизитам, закрепленным за владельцем СКП, подписью которого заверен документ.
Признак важности Признак документа, определяющий необходимость первоочередного рассмотрения документа

Признак срочности Признак поручения, определяющий необходимость срочного рассмотрения и исполнения поручения.

Регистрация электронного документа Действия по присвоению документу уникального идентификатора в СЭД и соответствующих учетных реквизитов.

1) «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (с изменениями на 26 апреля 2016 года)»

  • «регистрация документа» — присвоение документу регистрационного номера, внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму

2) «ГОСТ Р ИСО 30300-2015 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь»

  • регистрация (registration): Присвоение документу уникального идентификационного номера при его вводе в систему.
Система электронного документооборота Автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание, сбор электронных документов, электронных копий документов (включение таких документов в систему), их обработку, управление и доступ к ним

1) «Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах Российской Федерации»

  • система электронного документооборота — информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним

2) «Об утверждении технических требований к организации взаимодействия системы межведомственного электронного документооборота с системами электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти»

  • «система электронного документооборота» — система автоматизации делопроизводства и документооборота в федеральном органе исполнительной власти, обеспечивающая возможности внутреннего электронного документооборота.

3) «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (с изменениями на 26 апреля 2016 года)»

  • «система электронного документооборота» — автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов
Целостность (электронного документа) Состояние электронного документа, в который после его создания не вносились никакие изменения

1) «ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

  • 18 целостность (электронного документа): Состояние электронного документа, в который после его создания не вносились никакие изменения.
Электронная карточка документа Набор всех реквизитов, хранящихся в базе данных и относящихся к документу, предназначенный для его однозначной идентификации и отражению движения между участниками и пользователями СЭД.

1) «Об утверждении Регламента использования электронной подписи при работе с электронными документами в Системе электронного документооборота Минсельхоза России (с изменениями на 16 июня 2014 года)»

  • электронная регистрационная карточка документа — набор обязательных сведений о документе, представленных в виде единого учетного объекта и используемых в целях учета и поиска документа в СЭДО.

2) «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанций) (с изменениями на 11 июля 2014 года)»

  • регистрационная карточка документа (далее — РК) — набор реквизитов документа, позволяющих зафиксировать информацию, содержащуюся в документе, и достаточных для его идентификации, представленный в виде единого учетного объекта в соответствии с правилами делопроизводства суда.
Электронная копия документа Копия документа, созданная в электронной форме

1) «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (с изменениями на 26 апреля 2016 года)»

  • «электронная копия документа» — копия документа, созданная в электронной форме.

2) «ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

  • 24 электронная копия документа: Копия документа, созданная в электронной форме.
Электронная подпись Информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию

1) «Об электронной подписи (с изменениями на 23 июня 2016 года) (редакция, действующая с 31 декабря 2017 года)»

  • 1) электронная подпись — информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.

2) «ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

  • 59 электронная подпись: Информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ.

3) «СП 301.1325800.2017 Информационное моделирование в строительстве. Правила организации работ производственно-техническими отделами»

  • 3.11 электронная подпись: Реквизит электронного документа, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа подписи и позволяющий проверить отсутствие искажения информации в электронном документе с момента формирования подписи, принадлежность подписи владельцу сертификата ключа подписи, а в случае успешной проверки — подтвердить факт подписания электронного документа.
Электронное дело Совокупность регистрационных данных документа, электронных образов документа и приложений, всех поручений, содержащихся в данном документе и состояние их выполнения, отчеты по исполнению поручений, связанные документы и их электронные образы, исходящие документы, если речь идет об ответе на контрольные поручения вышестоящих органов.

«ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

  • 96. электронное дело: Электронный документ или совокупность электронных документов и метаданных к ним, сформированные в соответствии с номенклатурой дел.
Электронное сообщение Информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети (участником электронного документооборота)

«Инструкция по делопроизводству в Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации»

  • электронное сообщение — информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети (участником электронного документооборота).
Электронный документ Документированная информация, представленная в электронной форме

1) «Федеральный закон от 27.07.2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»»

  • 11.1) электронный документ — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

2) «Об электронной подписи (с изменениями на 23 июня 2016 года) (редакция, действующая с 31 декабря 2017 года)»

  • 1. Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.
  • 2. Информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия.

3) «Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая) (статьи 1 — 453) (с изменениями на 29 декабря 2017 года)»

  • Электронным документом, передаваемым по каналам связи, признается информация, подготовленная, отправленная, полученная или хранимая с помощью электронных, магнитных, оптических либо аналогичных средств, включая обмен информацией в электронной форме и электронную почту.

4) «Об утверждении Порядка подачи в федеральные суды общей юрисдикции документов в электронном виде, в том числе в форме электронного документа»

  • электронный документ — документ, созданный в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе, подписанный электронной подписью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

5) «ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» от 17.10.2013 г.»

  • 10. электронный документ: Документ, информация которого представлена в электронной форме.
Электронный документооборот Документооборот с применением информационной системы

1) «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (с изменениями на 26 апреля 2016 года)»

  • «электронный документооборот» — документооборот с применением информационной системы

2) «ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

  • 74 электронный документооборот: Документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота).

3) «О проведении пилотного проекта по организации услуги представления налоговой и бухгалтерской отчетности в электронном виде на официальном сайте Федеральной налоговой службы в сети Интернет (с изменениями на 14 июня 2017 года)»

  • Электронный документооборот (документооборот) — последовательность транзакций по обмену документами между участниками информационного взаимодействия, обеспечивающая некоторый регламентированный процесс по обмену документами (например, документооборот по представлению налоговых деклараций (бухгалтерской отчетности)).
Электронный образ документа Переведенная в электронную форму с помощью средств сканирования копия документа, изготовленного на бумажном носителе

1) «Порядок подачи в Верховный Суд Российской Федерации документов в электронном виде, в том числе в форме электронного документа»

  • Электронный образ документа (электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе) — переведенная в электронную форму с помощью средств сканирования копия документа, изготовленного на бумажном носителе, заверенная в соответствии с Порядком подачи документов простой электронной подписью или усиленной квалифицированной электронной подписью.

2) «Об утверждении Порядка подачи в арбитражные суды Российской Федерации документов в электронном виде, в том числе в форме электронного документа»

  • Определение см.выше.

3) «Об утверждении Порядка подачи в федеральные суды общей юрисдикции документов в электронном виде, в том числе в форме электронного документа»

  • Определение см.выше.

4) «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанций) (с изменениями на 11 июля 2014 года)»

  • электронный образ документа — электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе.

5) «Порядок подачи в Верховный Суд Российской Федерации документов в электронном виде, в том числе в форме электронного документа»

  • 2.2. Требования к электронным образам документов.

6) «Об утверждении Порядка подачи в арбитражные суды Российской Федерации документов в электронном виде, в том числе в форме электронного документа»

  • 2.2. Требования к электронным образам документов.

7) «Об утверждении Порядка подачи в федеральные суды общей юрисдикции документов в электронном виде, в том числе в форме электронного документа»

  • 2.2. Требования к электронным образам документов.

8) «О размещении на официальном сайте Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» Требований к электронным образам бумажных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью лиц, которые в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации уполномочены заверять копии таких документов в форме документов на бумажном носителе, представляемых органами государственной власти и органами местного самоуправления»

  • Требования к электронным образам бумажных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью лиц, которые в соответствии с нормативными правовыми актами российской федерации уполномочены заверять копии таких документов в форме документов на бумажном носителе, представляемых органами государственной власти и органами местного самоуправления.
Элемент XML-документа Именованная структурная единица языка XML, ограниченная открывающим и закрывающим тегами; может повторяться, включать другие элементы XML, комментарии и атрибуты XML

«ГОСТ Р 53898-2013 Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Технические требования к электронному сообщению»

  • 3.21 элемент XML-документа: Именованная структурная единица языка XML, ограниченная открывающим и закрывающим тегами; может повторяться, включать другие элементы XML, комментарии и атрибуты XML.
Юридическая значимость электронного документа Свойство электронного документа, позволяющее воспринимать содержание данного электронного документа как подлинное

«Положение об обмене электронными документами при трансграничном взаимодействии органов государственной власти государств членов Евразийского экономического союза между собой и с Евразийской экономической комиссией»

  • «юридическая значимость электронного документа» — свойство электронного документа, позволяющее воспринимать содержание данного электронного документа как подлинное.
Юридическая сила электронного документа Свойство защищенного электронного документа, подлинность и целостность которого подтверждены усиленной квалифицированной электронной подписью в соответствии с законодательством Российской Федерации и которое при осуществлении обмена электронными документами предоставляет возможность использовать электронные документы по назначению и в качестве прямых доказательств в судебных спорах и разбирательствах

«О Концепции использования при межгосударственном информационном взаимодействии сервисов и имеющих юридическую силу электронных документов»

  • «юридическая сила электронного документа» — свойство защищенного электронного документа, формы представления и оборота которого (его подлинность и целостность) подтверждены доверенной третьей стороной и которое при осуществлении международного (трансграничного) обмена электронными документами предоставляет возможность использовать электронные документы по назначению и в качестве прямых доказательств в судебных спорах и разбирательствах.
XML-документ Текстовый документ, составленный в полном соответствии со стандартом XML и состоящий из пролога, одного корневого элемента XML, комментариев, декларации типов данных и символов

«ГОСТ Р 53898-2013 Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Технические требования к электронному сообщению»

  • 3.23 XML-документ: Текстовый документ, составленный в полном соответствии со стандартом XML и состоящий из пролога, одного корневого элемента XML, комментариев, декларации типов данных и символов.