Делопроизводство и электронный документооборот. Понятия термины и определения СЭД

Делопроизводство и документооборот. Общие понятия

Электронное делопроизводство и документооборот. Основные понятия

Термин

Определение/Полный перечень законов и иных НПА

1) «Договор о Евразийском экономическом союзе (с изменениями на 11 апреля 2017 года) (редакция, действующая с 12 августа 2017 года)»

• «бумажная копия электронного документа» — копия электронного документа на бумажном носителе, заверенная в порядке, установленном законодательством государств-членов.

2) «Об утверждении Порядка изготовления бумажной копии электронного документа и хранения электронных документов с электронной цифровой подписью в центральном аппарате
Федерального казначейства»

• 2. Изготовление и заверение бумажной копии электронного документа

«Инструкция по делопроизводству в Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации»

• взаимодействие информационных систем электронного документооборота — обмен электронными сообщениями (ведение служебной переписки в электронной форме) между участниками электронного документооборота

1) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации (с изменениями на 25 ноября 2017 года) (редакция, действующая с 1 января 2018 года)»

• 3) информационная система — совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств

2) «Договор о Евразийском экономическом союзе (с изменениями на 11 апреля 2017 года) (редакция, действующая с 12 августа 2017 года)»

• «информационная система» — совокупность информационных технологий и технических средств, обеспечивающих обработку информационных ресурсов.

«Договор о Евразийском экономическом союзе (с изменениями на 11 апреля 2017 года) (редакция, действующая с 12 августа 2017 года)»

• 4) информационно-телекоммуникационная сеть — технологическая система, предназначенная для передачи по линиям связи информации, доступ к которой осуществляется с использованием средств вычислительной техники

«ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

• 81 миграция (электронных документов): Перемещение электронных документов из одной информационной системы в другую с сохранением аутентичности, целостности, достоверности документов и их пригодности для использования

«О проведении опытной эксплуатации унифицированной системы приема, хранения и первичной обработки налоговых деклараций и бухгалтерской отчетности в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи»

• Некорректный электронный документ — электронный документ, не прошедший процедуры проверки ЭП, имеющий искажения в тексте сообщения, не позволяющие понять его смысл, или содержащий реквизиты отправителя, не соответствующие реквизитам, закрепленным за владельцем СКП, подписью которого заверен документ.

1) «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (с изменениями на 26 апреля 2016 года)»

• «регистрация документа» — присвоение документу регистрационного номера, внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму

2) «ГОСТ Р ИСО 30300-2015 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь»

• регистрация (registration): Присвоение документу уникального идентификационного номера при его вводе в систему.

1) «Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах Российской Федерации»

• система электронного документооборота — информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним

2) «Об утверждении технических требований к организации взаимодействия системы межведомственного электронного документооборота с системами электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти»

• «система электронного документооборота» — система автоматизации делопроизводства и документооборота в федеральном органе исполнительной власти, обеспечивающая возможности внутреннего электронного документооборота.

3) «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (с изменениями на 26 апреля 2016 года)»

• «система электронного документооборота» — автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов

1) «ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

• 18 целостность (электронного документа): Состояние электронного документа, в который после его создания не вносились никакие изменения.

1) «Об утверждении Регламента использования электронной подписи при работе с электронными документами в Системе электронного документооборота Минсельхоза России (с изменениями на 16 июня 2014 года)»

• электронная регистрационная карточка документа — набор обязательных сведений о документе, представленных в виде единого учетного объекта и используемых в целях учета и поиска документа в СЭДО.

2) «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанций) (с изменениями на 11 июля 2014 года)»

• регистрационная карточка документа (далее — РК) — набор реквизитов документа, позволяющих зафиксировать информацию, содержащуюся в документе, и достаточных для его идентификации, представленный в виде единого учетного объекта в соответствии с правилами делопроизводства суда.

1) «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (с изменениями на 26 апреля 2016 года)»

• «электронная копия документа» — копия документа, созданная в электронной форме.

2) «ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

• 24 электронная копия документа: Копия документа, созданная в электронной форме.

1) «Об электронной подписи (с изменениями на 23 июня 2016 года) (редакция, действующая с 31 декабря 2017 года)»

• 1) электронная подпись — информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.

2) «ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

• 59 электронная подпись: Информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ.

3) «СП 301.1325800.2017 Информационное моделирование в строительстве. Правила организации работ производственно-техническими отделами»

• 3.11 электронная подпись: Реквизит электронного документа, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа подписи и позволяющий проверить отсутствие искажения информации в электронном документе с момента формирования подписи, принадлежность подписи владельцу сертификата ключа подписи, а в случае успешной проверки — подтвердить факт подписания электронного документа.

«ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

• 96. электронное дело: Электронный документ или совокупность электронных документов и метаданных к ним, сформированные в соответствии с номенклатурой дел.

«Инструкция по делопроизводству в Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации»

• электронное сообщение — информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети (участником электронного документооборота).

1) «Федеральный закон от 27.07.2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»»

• 11.1) электронный документ — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

2) «Об электронной подписи (с изменениями на 23 июня 2016 года) (редакция, действующая с 31 декабря 2017 года)»

• 1. Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.
• 2. Информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия.

3) «Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая) (статьи 1 — 453) (с изменениями на 29 декабря 2017 года)»

• Электронным документом, передаваемым по каналам связи, признается информация, подготовленная, отправленная, полученная или хранимая с помощью электронных, магнитных, оптических либо аналогичных средств, включая обмен информацией в электронной форме и электронную почту.

4) «Об утверждении Порядка подачи в федеральные суды общей юрисдикции документов в электронном виде, в том числе в форме электронного документа»

• электронный документ — документ, созданный в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе, подписанный электронной подписью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

5) «ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» от 17.10.2013 г.»

• 10. электронный документ: Документ, информация которого представлена в электронной форме.

1) «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (с изменениями на 26 апреля 2016 года)»

• «электронный документооборот» — документооборот с применением информационной системы

2) «ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

• 74 электронный документооборот: Документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота).

3) «О проведении пилотного проекта по организации услуги представления налоговой и бухгалтерской отчетности в электронном виде на официальном сайте Федеральной налоговой службы в сети Интернет (с изменениями на 14 июня 2017 года)»

• Электронный документооборот (документооборот) — последовательность транзакций по обмену документами между участниками информационного взаимодействия, обеспечивающая некоторый регламентированный процесс по обмену документами (например, документооборот по представлению налоговых деклараций (бухгалтерской отчетности)).

1) «Порядок подачи в Верховный Суд Российской Федерации документов в электронном виде, в том числе в форме электронного документа»

• Электронный образ документа (электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе) — переведенная в электронную форму с помощью средств сканирования копия документа, изготовленного на бумажном носителе, заверенная в соответствии с Порядком подачи документов простой электронной подписью или усиленной квалифицированной электронной подписью.

2) «Об утверждении Порядка подачи в арбитражные суды Российской Федерации документов в электронном виде, в том числе в форме электронного документа»

• Определение см.выше.

3) «Об утверждении Порядка подачи в федеральные суды общей юрисдикции документов в электронном виде, в том числе в форме электронного документа»

• Определение см.выше.

4) «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанций) (с изменениями на 11 июля 2014 года)»

• электронный образ документа — электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе.

5) «Порядок подачи в Верховный Суд Российской Федерации документов в электронном виде, в том числе в форме электронного документа»

• 2.2. Требования к электронным образам документов.

6) «Об утверждении Порядка подачи в арбитражные суды Российской Федерации документов в электронном виде, в том числе в форме электронного документа»

• 2.2. Требования к электронным образам документов.

7) «Об утверждении Порядка подачи в федеральные суды общей юрисдикции документов в электронном виде, в том числе в форме электронного документа»

• 2.2. Требования к электронным образам документов.

8) «О размещении на официальном сайте Федеральной службы государственной регистрации, кадастра и картографии в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» Требований к электронным образам бумажных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью лиц, которые в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации уполномочены заверять копии таких документов в форме документов на бумажном носителе, представляемых органами государственной власти и органами местного самоуправления»

• Требования к электронным образам бумажных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью лиц, которые в соответствии с нормативными правовыми актами российской федерации уполномочены заверять копии таких документов в форме документов на бумажном носителе, представляемых органами государственной власти и органами местного самоуправления.

«ГОСТ Р 53898-2013 Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Технические требования к электронному сообщению»

• 3.21 элемент XML-документа: Именованная структурная единица языка XML, ограниченная открывающим и закрывающим тегами; может повторяться, включать другие элементы XML, комментарии и атрибуты XML.

«Положение об обмене электронными документами при трансграничном взаимодействии органов государственной власти государств членов Евразийского экономического союза между собой и с Евразийской экономической комиссией»

• «юридическая значимость электронного документа» — свойство электронного документа, позволяющее воспринимать содержание данного электронного документа как подлинное.

«О Концепции использования при межгосударственном информационном взаимодействии сервисов и имеющих юридическую силу электронных документов»

• «юридическая сила электронного документа» — свойство защищенного электронного документа, формы представления и оборота которого (его подлинность и целостность) подтверждены доверенной третьей стороной и которое при осуществлении международного (трансграничного) обмена электронными документами предоставляет возможность использовать электронные документы по назначению и в качестве прямых доказательств в судебных спорах и разбирательствах.

«ГОСТ Р 53898-2013 Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Технические требования к электронному сообщению»

• 3.23 XML-документ: Текстовый документ, составленный в полном соответствии со стандартом XML и состоящий из пролога, одного корневого элемента XML, комментариев, декларации типов данных и символов.